Projekte erfolgreich managen
Projekte managen lernen, ist besonders effektiv, wenn man sich ein eigenes Projekt überlegt und es den gesamten Projektlebenszyklus durchlaufen lässt. Ich wollte immer schon ein 10 Finger Schreibprogramm entwickeln, das als WBT genutzt werden kann. Leider mangelt es mir nach wie vor an einem Team, das meine Pläne Wirklichkeit werden lässt. Aber was nicht ist, kann ja noch werden. Ich habe es Easy Peasy mit 10 Fingern schreiben getauft und es im Grundschulbereich angesiedelt.
Unique Selling Proposition
Für Lehrende, die Schülern und Schülerinnen die Tastatur und das Tastschreiben spielerisch näherbringen möchten, ist das Easy Peasy 10 Finger schreiben Web-based-Training die beste Alternative, um bei Computerneulingen, die Neugierde für den Umgang mit dem Computer zu wecken. Durch das 10 Finger Schreiben wird der Grundstein für den digitalen Alltag gelegt, das effizientere Arbeiten gefördert und bereits Gesundheitsprävention geleistet. Das Programm arbeitet mit Farben, Symbolen und Bewegung, um sich die Buchstaben und Zeichen auf der Tastatur einzuprägen. Im interaktiven Umgang mit dem Easy Peasy 10 Finger Schreibprogramm arbeiten die Schüler*innen selbstständig in ihrem eigenen Tempo und erleben mit jeder Lektion die erzählte Geschichte weiter.
Initialisierung: Ist das Projekt reif genug für die Umsetzung?
Herrn Dr. Anders Lehr war es sehr daran gelegen, dass wir nicht nur klassische, sondern auch agile Methoden zur Planung kennen und nutzen lernen. Während der Initialisierungsphase machten wir uns zunächst einmal mit dem Opportunity Canvas vertraut. Dabei handelt es sich um ein Werkzeug, das man gemeinsam mit den Stakeholdern bestücken kann, um von einer Idee systematisch zu einem Projekt zu kommen. Die dort zusammengetragenen Ideen und Visionen dienten als Grundlage für den klassischen Projektsteckbrief.
Definition: identifizieren, definieren, eingrenzen
Wenn man vermeiden möchte, dass das Projekt scheitert, dann braucht es klare, operationalisierbare Ziele. Dienlich ist hierfür das Anwenden der SMART-Methode. Danach sollen Ziele so spezifisch wie möglich formuliert werden. Sie sollen überdies messbar, attraktiv und realistisch sein. Selbstverständlich darf eine Terminierung, also ein Richtwert für das Erreichen der Ziele nicht fehlen. Nun teilen die PMs in der Phasenplanung das Gesamtprojekt in viele beherrschbare Einzelpakete. So erhalten sie einen prima Überblick über das Gesamtprojekt (Big Picture) und fördern sogleich das gemeinsame Verständnis. Sind die einzelnen Phasen definiert, lässt sich hieraus der Projektstrukturplan ableiten. Auch die Stakeholder-Analyse ist Teil der Definitionsphase und deckt die Beteiligten mit Konfliktpotenzial und Einfluss auf. So können bereits präventiv Kommunikationsstrategien entwickelt und Überlegungen für ein erfolgreiches Miteinander angestellt werden. Zuletzt wird mit der Aufbauorganisation beschrieben, wer welche Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen hat. Üblicherweise laden die Projektverantwortlichen zum Start ins Projekt und zum gemeinsamen Schüren von Arbeitspaketen zu einer Kick-Off Veranstaltung ein. Unser Auftrag war es, für ein solches eine strukturierende Präsentation zu gestalten.
Planung: Übersicht anlegen und Abhängigkeiten klären
Die Kunden sind zufrieden, ein gemeinsames Verständnis gesichert und der Zeitrahmen klar umrissen? Dann geht’s jetzt ans Eingemachte. Mit Gantt-Projekt werden die Arbeitsschritte und die Verantwortlichkeiten visualisiert, wodurch Abhängigkeiten und die Kosten deutlich werden. An meiner Produktion wirken sieben Produzierende mit. Bis zur Fertigstellung benötigt es sechs Monate. Zwischenzeitlich haken wir neun Meilensteine ab. Die Kosten belaufen sich auf schlappe 166.050 €. Aber was passiert, wenn die Kundin weitere Änderungen wünscht? Was, wenn das Budget schon fast aufgebraucht, das Produkt aber noch nicht fertig entwickelt ist? Während der Steuerungsphase brauchen Projektmanagende gute Nerven und ein ausgefeiltes Kommunikationsmanagement.
Steuerung: Änderungen und Anpassungen durchführen und verwalten
Während der Steuerungsphase sind die Meilensteintrendanalyse und Kostentrendanalyse die Top-Begleiter und helfen dabei, Abweichungen festzustellen und weiterzugeben, da sich der Soll- und Ist-Stand schnell überprüfen und Risiken ableiten lassen. Denn neben dem Einpflegen von Veränderungen und dem Vornehmen von Anpassungen haben Projektmanagende in der Steuerungsphase den Auftrag regelmäßige Statusberichte zu verfassen und Meilensteinmeetings vorzubereiten und durchzuführen. Auch die Leitung des Entwicklungsteams spielt in dieser Phase eine entscheidende Rolle, denn Teamführung erfordert Fingerspitzengefühl.
Die Auflösung des Teams und Future-Press-Release
Nach dem Projektabschluss folgt die Abschlusssitzung, bei der nicht nur das Produkt feierlich übergeben, sondern auch das Team verabschiedet wird. Für die Abschlusssitzung präsentieren die Projektmanagenden erneut die Anforderungen, die tatsächlichen Termine und Kosten, was in Sachen Qualitätssicherung gelaufen ist, erste Resonanzen von Usern und einen Status-Check der Arbeitspakete. Außerdem erfolgt die Übergabe und Rückgabe von Produkten und es wird ein Lessons Learned durchgeführt, bevor es zur Verabschiedung des Teams kommt – ein feierlicher und emotionaler Moment.